Eenvoudige kassasystemen: contant geld en pin in één overzicht

Voor een mkb-ondernemer, zzp'er of vereniging is een uitgebreid POS-systeem niet altijd nodig of betaalbaar. Eenvoudige kassasystemen bieden de kern van wat een kassa moet doen: registreren wat er verkocht is, contante betalingen bijhouden en digitale betalingen verwerken. Moderne instapoplossingen combineren hardware en software in één pakket en zijn klaar voor gebruik zonder technische kennis.

Verschil met een volledig POS-systeem

Een volwaardig POS-systeem biedt uitgebreide functies voor voorraadbeheer, personeelsbeheer, koppeling met boekhoudsoftware en rapportages op vestigingsniveau. Voor een bakker, kapper, marktkraam, sportvereniging of kleine horecazaak zijn die functies vaak overbodig of te complex om te beheren.

Een eenvoudig kassasysteem richt zich op de essentie: producten of diensten toevoegen aan een bon, de klant laten betalen (contant of met een betaalkaart) en de omzet bijhouden. De instap is laag, de bediening intuïtief en de kosten zijn beperkt, zeker als er geen of nauwelijks maandelijkse abonnementskosten zijn.

De rol van contant geld in een eenvoudig kassasysteem

Ondanks de sterke opkomst van digitaal betalen is contant geld in veel sectoren nog altijd relevant. Op markten, bij sportkantines, kleinere horeca en in winkels met een oudere klantenkring verloopt een aanzienlijk deel van de transacties nog contant. Een goed kassasysteem registreert ook deze betalingen, zodat uw boekhouding klopt en u aan het einde van de dag eenvoudig de aansluiting kunt maken tussen het kasgeld en de omzet in het systeem.

Bovendien maakt de aankomende acceptatieplicht voor contant geld het voor veel ondernemers noodzakelijk om ook cash te kunnen blijven verwerken. Wie nu al een kassasysteem aanschaft, doet er goed aan te controleren of het systeem een kassalade ondersteunt en of contante betalingen apart geregistreerd worden.

Wat een eenvoudig kassasysteem minimaal moet kunnen

Functie	Waarom belangrijk?
Contante betalingen registreren	Alle ontvangsten in één overzicht, ook cash. Noodzakelijk voor een sluitende kasadministratie en vereist bij acceptatie van cash naast pin.
Koppeling met een betaalterminal	Automatische overdracht van het bedrag naar de betaalterminal vermijdt tikfouten en versnelt het afrekenproces.
Kassalade	Beveiligde opvang van contant geld; opent automatisch bij een contante transactie via de bonprinter.
Bonprinter of digitale bon	Wettelijk verplicht in Nederland bij verkopen aan consumenten boven bepaalde drempels; ook handig voor eigen administratie.
Productcatalogus	Producten of diensten vooraf inrichten, inclusief btw-tarief, zodat afrekenen snel gaat en fouten worden voorkomen.
Dagafsluiting en kasoverzicht	Totaaloverzicht van contante en digitale omzet per dag; de basis voor uw boekhouding en controle van het kasgeld.

Aanbieders van eenvoudige all-in-one kassasystemen

Een beperkt aantal aanbieders levert complete instapsystemen waarbij hardware en software als pakket worden aangeboden en ook contant geld is geïntegreerd. De bekendste zijn SumUp en PayPal POS (voorheen Zettle). Beide zijn in Nederland actief en richten zich expliciet op het mkb en zzp'ers.

SumUp – POS Lite en POS Pro

SumUp levert een compleet kassasysteem in twee varianten. De POS Lite bestaat uit een 13-inch Full HD touchscreentablet met aluminium standaard en gratis vooraf geïnstalleerde kassasoftware. Het systeem is zonder contract en zonder maandelijkse abonnementskosten: u betaalt uitsluitend een transactietarief van 1,90% per geaccepteerde betaling via de meegekoppelde Solo-betaalterminal.

Contante betalingen worden geregistreerd in de SumUp-app en het systeem ondersteunt een kassalade (te koppelen via een compatibele bonprinter, zoals Star Micronics of Epson). Bij een contante transactie opent de kassalade automatisch wanneer de bon wordt afgedrukt. Zo heeft u aan het einde van de dag een volledig kasoverzicht van zowel pin- als cashbetalingen op één plek.

Het systeem is geschikt voor iOS en Android en ook te gebruiken op een eigen tablet als u meerdere apps tegelijk wilt draaien. SumUp biedt ook een zakelijke rekening aan, waarmee uitbetalingen doorgaans binnen één werkdag beschikbaar zijn.

Geschikt voor: kleine detailhandel, horeca (eenvoudig), marktkramen, dienstverleners, verenigingen.

PayPal POS (voorheen Zettle by PayPal)

Zettle by PayPal heeft per 2025 een naamswijziging ondergaan en heet nu PayPal POS. De dienst richt zich op dezelfde doelgroep als SumUp: kleine ondernemers die snel en zonder grote investering willen starten met betaalacceptatie. De kassasoftware is gratis; u betaalt 1,95% transactiekosten per kaartbetaling.

Ook bij PayPal POS kunnen contante betalingen worden geregistreerd in de app, zodat alle omzet in één systeem wordt bijgehouden. Het systeem ondersteunt bonprinters, kassalades en barcodescanners van diverse merken. Uitbetalingen gaan naar een PayPal Business-rekening en kunnen vervolgens worden doorgezet naar een bankrekening.

PayPal POS biedt Tap to Pay op de smartphone: accepteer contactloze betalingen direct met een Android- of iPhone zonder aparte betaalterminal. Ondersteunde kaarten zijn Visa, Mastercard, Maestro en American Express.

Geschikt voor: ondernemers die al een PayPal Business-rekening hebben, mobiele verkopers, evenementen, markten en kleine winkels.

Lightspeed – instapvariant voor groeiende ondernemingen

Lightspeed biedt ook instapabonnementen, maar is in de kern een volledig POS-systeem gericht op verdere doorgroei. Het systeem is krachtig op het gebied van voorraadbeheer en leveranciersbeheer en beschikbaar voor zowel retail als horeca. Voor een kleine ondernemer die snel wil groeien of meerdere vestigingen overweegt, kan Lightspeed een logische stap zijn na een eenvoudiger systeem.

De software is beschikbaar via een maandelijks abonnement en vereist meer inrichtingstijd dan SumUp of PayPal POS. Lightspeed is actief in Nederland en heeft een Nederlandstalige ondersteuning.

Let op: contant geld vraagt om discipline in de administratie

Een kassasysteem dat contante betalingen registreert, lost niet automatisch alle administratieve uitdagingen op. Cash heeft als eigenschap dat het niet digitaal traceerbaar is. Dat vraagt om aanvullende maatregelen:

Dagelijkse kasse-telling: vergelijk het fysieke kasgeld met het omzetoverzicht in het systeem. Afwijkingen zijn een vroeg signaal van fouten of fraude.
Stortingsdiscipline: zorg ervoor dat u cash tijdig stort. Bij een Geldmaat-automaat betaalt u doorgaans circa € 5 per storting; grotere bedragen via een beveiligde sealbag. Houd rekening met stortingslimieten bij uw bank.
Wisselgeld: zorg voor voldoende wisselgeld in de juiste coupures, zeker op drukke verkoopdagen.
Veiligheid: beperk de hoeveelheid cash in de kassa. Grote kasbedragen trekken aandacht en verhogen het risico. Stort regelmatig tussendoor als het volume dat rechtvaardigt.
Bewaarplicht: houd kassastroken en dagafsluitingsrapporten bij als onderdeel van uw administratie; de Belastingdienst kan tot zeven jaar terugkijken.

Aandachtspunten bij de aanschaf

Voordat u een eenvoudig kassasysteem aanschaft, loont het om de volgende vragen langs te lopen:

Ondersteunt het systeem een kassalade? Niet alle mobiele instapoplossingen hebben directe kassaladeondersteuning. Controleer welke printers en lades compatibel zijn.
Worden contante en digitale betalingen in hetzelfde overzicht getoond? Dat is de basis voor een sluitende dagafsluiting.
Wat zijn de werkelijke totaalkosten? Vergelijk niet alleen het transactietarief, maar ook de eenmalige hardwarekosten, eventuele maandabonnementen voor extra functies en storttarieven van uw bank.
Is er een koppeling met uw boekhoudsoftware? Automatische exportfuncties naar Exact, Twinfield of andere Nederlandse boekhoudpakketten besparen handmatig werk.
Welke betaalmethoden worden ondersteund? Naast pin en creditcard zijn voor sommige sectoren lokale methoden zoals iDEAL via een QR-code of Wero relevant.
Wat zijn de eisen bij de komende acceptatieplicht? Zie de pagina over de acceptatieplicht contant geld voor de actuele stand van zaken.

Vergelijking op hoofdlijnen

Aanbieder	Maandkosten	Transactietarief	Kassalade	Contant geld
SumUp POS Lite	€ 0	1,90%	Ja, via printer	Registratie in app
PayPal POS (Zettle)	€ 0 (basis)	1,95%	Ja, diverse merken	Registratie in app
Lightspeed (instap)	Maandabonnement	Afhankelijk van pakket	Ja	Ja

Tarieven zijn indicatief en gebaseerd op gepubliceerde informatie van de betreffende aanbieders. Raadpleeg altijd de actuele tariefpagina van de aanbieder, omdat tarieven kunnen wijzigen.

Training betalingsverkeer

Heights verzorgt trainingen over alle aspecten van het betalingsverkeer: van betaalmethoden en kassasystemen tot acquiring en kostenstructuren. Praktisch gericht, direct toepasbaar.

Meer informatie over de training

Vragen over de keuze van een kassasysteem?
Heights adviseert onafhankelijk over betaaloplossingen voor uw situatie.

Contact opnemen E-mail sturen